AssistantEvolutionDocs

Funzionalità generali

Prima di entrare nello specifico delle varie sezioni, definiamo alcune caratteristiche comuni a gran parte delle pagine del gestionale.

Tutte le tabelle all'interno del software sono completamente filtrabili e personalizzabili. Ogni colonna presenta un campo di ricerca che permette di filtrare sul campo relativo, inoltre tutte le colonne posso essere ordinate come di preferenza e nascoste nel caso in cui non dovessero tornare utili al momento.

Ogni tabella presenta inoltre un menù contestuale accessibile cliccando col tasto destro su una della righe, il quale contiene numerose funzioni utili come le opzioni di modificare, duplicare o eliminare una riga, generare varie tipologie di documenti come il PDF di affido o la lettera di vettura del trasporto selezionato, o inviare mail con documentazione generata automaticamente, direttamente dal gestionale.

Dashboards

In questa sezione si trovano grafici, statistiche e valori economici legati all’attività aziendale, come ad esempio:

Schermata dashboards

• Redditività clienti
• Prezzi di vendita
• Analisi Bordereau
• Pre-fattura fornitori su Bordereau
• Utilizzo di Assistant

Le dashboard possono essere personalizzate o create a seconda delle necessità.

Gestione account

In questa sezione si possono creare gli utenti e definirne i ruoli. Ogni ruolo può essere personalizzato autonomamente fornendogli o meno i privilegi di visualizzazione, modifica, ecc.

Operativo

È il cuore del gestionale e dell’operatività aziendale quotidiana.

Ritiri/Spedizioni/Carichi completi

La sezione principale riguarda l'inserimento e la modifica dei servizi, suddivisi in Ritiri, Spedizioni e Carichi completi.

La tabella dei servizi mostra a colpo d'occhio lo stato del trasporto grazie a una diversificazione data dal colore della colonna relativa al numero del servizio. La legenda che mostra il significato di ogni colore funge anche da filtro in quanto cliccando una delle voci la tabella viene filtrata automaticamente per quello stato.

La pagina di creazione è suddivisa in vari settori che raggruppano le diverse tipologie di informazioni relative al servizio.

Info servizio

Sezione "Info"

Qui ci sono i dati principali del servizio.

Vi sono riportate informazioni quali la data di creazione, il numero del servizio e l'utente che lo ha generato. È poi possibile inserirne la tipologia di resa, la data nella quale si prevede che la merce sia pronta per il trasporto e la data di consegna prevista e il cliente.

Tra i vari campi fondamentali relativi al servizio vi sono poi alcuni campi accessori utili alla suddivisione e alla catalogazione dei servizi, oltre che per il filtraggio, ovvero campi Specifiche servizio e Informazioni/Tags.

Mittenti/Destinatari

Sezione "Mittente/Destinatario"

Questa sezione contiene tutte le coordinate geografiche di mittente e destinatario, oltre ad altre informazioni utili o di contatto come il il numero di telefono o gli orari di reperibilità. Inoltre sono presenti le informazioni di latitudine e longitudine dell'indirizzo specificato, le quali sono calcolabili automaticamente tramite un bottone posto vicino ad esse

È possibile compilare queste informazioni manualmente, oppure utilizzare una funzione di compilazione automatica tramite una rubrica filtrabile che contiene tutti gli indirizzi salvati nelle anagrafiche.

Inoltre, nel caso in cui l'indirizzo non dovesse essere presente tra quelli salvati, è possibile aggiungerli attraverso un apposito pulsante.

Servizi accessori

La parte relativa ai servizi accessori presenta una serie di opzioni spuntabili che possono essere associate al trasporto in questione. Alcune di queste presentano anche dei campi aggiuntivi per specificare il dettaglio accessorio selezionato.

• 

  Sezione "Servizi accessori"

  Cod: Campo numerico. Corrisponde al valore del contrassegno.
• Preavviso: Campo testuale. Recapito telefonico.
• Sponda idraulica
• Dogana import
• Dogana export
• Adr: Presenta una serie di opzioni tra le quali scegliere per specificare il tipo di merce pericolosa trasportata.
• All risks: Campo testuale.
• Timed 10: Esecuzione del servizio entro le 10:00 del giorno successivo.
• Timed 12: Esecuzione del servizio entro le 12:00 del giorno successivo.
• Next day international: Esecuzione del servizio entro il giorno successivo.
• Reso Epal: Campo testuale. Permette di inserire il numero di pallet Epal.
• Telefonica: Campo testuale. Recapito telefonico.
• Facchinaggio
• GDO: Grandi distribuzioni.
• Ritiro: Indica se applicare una tassa aggiuntiva per il ritiro merce.
• Data tassativa: Campo data. Indica la data tassativa di esecuzione del servizio.
• Giacenza: Il servizio di giacenza presenta tre campi diversi. Due di questi sono campi data, e indicano il periodo di inizio e quello di termine della giacenza. Il terzo campo è testuale e permette di inserire il numero di giacenza.
• Rientro da giacenza
• Mancato carico
• Mancato scarico
• Carico/scarico magazzino: Campo testuale. Indica il numero di colli caricati o scaricati.
• Fermo: Campo testuale. Indica il tempo di fermo.
• Indirizzo errato
• Ritorno DDT originale

Dettaglio collo reale/dichiarato

Sezione "Dettaglio colli"

La sezione di gestione dei colli presenta due sezioni, una per quelli reali e una per quelli dichiarati, con lo stesso funzionamento.

In queste sezioni è possibile inserire una serie di informazioni relative ai vari colli presenti nel trasporto, come ad esempio la tipologia (PLT, CRT, ecc.), le dimensioni e il peso. È inoltre possibile, qualora siano presenti colli con dimensioni, peso o tipologia di imballaggio diverso, creare più righe di colli per lo stesso servizio, in modo da poterli raggruppare in base alla loro caratteristiche comuni.

Prezzi di vendita/Costi

Sezione "Prezzi di vendita"

In queste sezioni è possibile andare ad indicare i prezzi ed i costi relativi al servizio.

Le due sezioni permettono di selezionare il cliente (per i prezzi) o il fornitore (per i costi) e associarvi un modello tariffario relativo a una natura di pagamento (es.: SPOT, Magazzino, ecc. o servizi accessori come FERMO, TELEFONICA, ecc.). A ogni riga è poi possibile associare l'importo relativo al tipo di pagamento indicato.

Servizi assegnati

Qui sono raccolti tutti i servizi associati all'utente attualmente collegato sul sito, con funzionalità analoghe alle pagine di Ritiri, Spedizioni e Carichi completi.

Organizza con planning

La sezione planning offre uno strumento fondamentale per la pianificazione dei servizi, permettendo un'assegnazione rapida alla risorsa desiderata e l'organizzazione oraria dei trasporti.

La pagina permette di decidere a che genere di risorsa assegnare i trasporti (Fornitori, Veicoli o Autisti) e di selezionare solo quelli che si desiderano visualizzare nel planner. Una volta selezionate le risorse e la finestra oraria entro la quale si desidera pianificare è possibile iniziare ad assegnare i servizi, che compaiono sul lato destro della pagina e sono distinti per colore (Verde per i Ritiri, Blu per le Spedizioni e Turchese per i carichi completi).

Una volta pianificati i servizi è anche possibile generare un Bordereau e visualizzare l'itinerario della risorsa utilizzando gli appositi pulsanti posti al di sotto delle informazioni della risorsa selezionata.

I servizi a terra sulla destra possono inoltre essere filtrati per la data di partenza o anche per tipologia (Ritiri/Spedizioni/Carichi completi), utilizzando il pulsante "Filtra" posto all'interno della sezione "Azioni", insieme ad altre funzioni utili per la gestione dei trasporti.

Organizza su mappa

Situazione flotta

Questa pagina mostra tutti i servizi pianificati, organizzati sulla base delle risorse ai quali sono assegnati (Fornitori, Veicoli o Autisti).

I servizi mostrati possono essere filtrati per data e tipologia (Ritiri/Spedizioni/Carichi completi). È inoltre presente una barra di ricerca globale il cui testo inserito viene ricercato in tutti i campi testuali della pagina.

Messaggistica

Il gestionale offre un servizio di chat interna che permette di contattare direttamente colleghi o autisti. Oltre alla chat interna è anche possibile utilizzare la chat di WhatsApp.

Anagrafiche

Questa sezione contiene le anagrafiche classiche di ogni gestionale, con l’aggiunta di alcune utili alla gestione della propria azienda e flotta.

Clienti

Contiene le anagrafiche di tutti i clienti.

Oltre alle informazioni principali del cliente è possibile aggiungere informazioni amministrative e di fatturazione e di caricare documentazione relativa al cliente.

• Dichiarazione di intento: Permette di gestire eventuali dichiarazioni di intento relative al cliente.
• Cliente genitore: Permette di indicare se il cliente in questione è una succursale o è derivante da un altro cliente. Questa informazione permette di generare fatture diversificate per i vari clienti secondari, ma che vanno poi a fare riferimento allo stesso cliente principale.
• Contatti: Permette di selezionare uno o più contatti dall'anagrafica contatti, o di crearne di nuovi, e di associarli al cliente.
• Indirizzi: Permette di selezionare uno o più indirizzi dall'anagrafica indirizzi, o di crearne di nuovi, e di associarli al cliente.
• Banche: Permette di selezionare uno o più conti correnti dall'anagrafica banche, o di crearne di nuovi, e di associarle al cliente.

Fornitori

Contiene le anagrafiche di tutti i fornitori.

Oltre alle informazioni principali del fornitore è possibile aggiungere informazioni amministrative e di fatturazione e di caricare documentazione relativa al fornitore.

• Fornitore genitore: Permette di indicare se il fornitore in questione è una succursale o è derivante da un altro fornitore. Questa informazione permette di generare fatture diversificate per i vari fornitore secondari, ma che vanno poi a fare riferimento allo stesso fornitore principale.
• Contatti: Permette di selezionare uno o più contatti dall'anagrafica contatti, o di crearne di nuovi, e di associarli al fornitore.
• Indirizzi secondari: Permette di selezionare uno o più indirizzi dall'anagrafica indirizzi secondari, o di crearne di nuovi, e di associarli al fornitore.
• Banche: Permette di selezionare uno o più conti correnti dall'anagrafica banche, o di crearne di nuovi, e di associarle al fornitore.
• Scadenza documenti: Permette di gestire e tenere traccia dei documenti particolari (contratti, patenti, abilitazioni, ecc.) richiesti al fornitore e della loro scadenza.

Dipendenti

Contiene le anagrafiche di tutti i dipendenti.

È possibile salvarne le informazioni principali e di caricare documentazione relativa. È inoltre possibile specificarne il costo lordo annuale.

Veicoli

Contiene le anagrafiche di tutti i veicoli.

Oltre alle informazioni principali del veicolo è possibile aggiungere le dimensioni e la portata in m³, quintali, metri e pallet. è inoltre possibile caricare documentazione relativa al veicolo.

• Parametri ORS: Permette di specificare le informazioni necessarie per il funzionamento dell'Optimizer di Assistant.
• Archivio manutenzioni: Permette di tenere traccia delle manutenzioni programmate per il veicolo.

Banche

Contiene le anagrafiche di tutti i contatti bancari relativi a clienti e fornitori.

Banche azienda

Contiene le anagrafiche di tutti i contatti bancari relativi alla propria azienda.

Contatti

Contiene le anagrafiche di tutti i contatti di clienti e fornitori.

Indirizzi mittenti e destinatari

Contiene gli indirizzi di ritiro e di consegna dei servizi.

Indirizzi secondari

Contiene i possibili indirizzi alternativi di clienti e fornitori.

Importatore di file

Permette di importare le proprie anagrafiche preesistenti e la documentazione relativa a servizi e clienti. Sono disponibili le seguenti importazioni:

• Anagrafica fornitori
• Anagrafica clienti
• Indirizzi mittenti e destinatari
• Spedizioni
• Ritiri
• PODs servizi: I PODs una volta scansionati vengono inoltre associati automaticamente al servizio corrispondente.

Gestione documentale

Questa sezione consente di visualizzare tutti i documenti caricati attraverso un'interfaccia che li suddivide per categoria. È anche possibile filtrare i documenti per cliente o per data.

Schermata del gestore documentale

Il gestore documentale presenta anche una funzione con la quale è possibile effettuare un download massivo di tutti i documenti ottenuti attraverso i filtri.

Generali

Sono tutte le specifiche e categorie legate ad anagrafiche e servizi, che possono essere personalizzate autonomamente per adattare il gestionale alla propria operatività in maniera snella e rapida. Prima di inserire le proprie anagrafiche è necessario compilare le tabelle contenute in questa sezione, perché andranno a popolare alcuni dei campi obbligatori utili anche alla gestione ed analisi delle attività svolte.

• Categorie merceologiche: Permette di creare una serie di categorie per suddividere i propri servizi in base al tipo di merce trattata.
• Informazioni/Tags: Questo campo ha la funzione di categoria extra associata ai trasporti, e permette di avere un filtro ulteriore nella tabella dei servizi che l'utente può sfruttare come preferisce.
• Macrocategorie clienti: Permette di creare una serie di categorie da associare ai clienti, per specificarne dettagli o tipologia.
• Macrocategorie fornitori: Permette di creare una serie di categorie da associare ai fornitori, per specificarne dettagli o tipologia.
• Specifiche servizio: Permette di creare una serie di categorie da associare ai servizi, per classificarli in base a vari parametri come il tipo di veicolo utilizzato, la merce trasportata e simili.
• Caratteristiche veicolo: Permette di creare una serie di categorie da associare ai veicoli, per specificarne eventuali caratteristiche particolari.

Manutenzioni

Questa sezione permette di tenere traccia di tutte le manutenzioni previste per i veicoli. C'è anche la possibilità di impostare un promemoria via mail per essere notificati nel momento in cui la data della manutenzione si avvicina.

Amministrative

In questa sezione vi sono tutte le funzionalità legate alla gestione amministrativa dell’azienda, oltre ad una serie di tabelle da compilare necessariamente perché andranno a popolare alcuni dei campi obbligatori amministrativi.

Gestione fatturazione

In questa sezione è possibile visualizzare tutte le fatture emesse ai clienti.

Le fatture sono suddivise in base alla loro categoria ed è possibile riconoscerle rapidamente dal codice e dal numero, ovvero le prime due colonne della tabella che le racchiude.

Questa pagina permette, oltre che stampare i PDF della fattura, di generare l'XML da inserire poi nel software di fatturazione.

Gestione fatturazione passiva

Questa è la pagina che serve a gestire e monitorare tutte le fatture relative ai costi dei fornitori.

Oltre alla possibilità di visualizzare e modificare tutti i trasporti con i relativi costi, è possibile assegnare ad ogni servizio un numero di fattura, in modo da tenere traccia dello stato di avanzamento dei pagamenti relativi.

Questa pagina mostra solo i costi relativi ai servizi.

Gestione contrassegni

Popup di gestione del contrassegno

Questa pagina permette di tenere traccia e gestire tutti i servizi ai quali è stato associato il servizio accessorio del contrassegno con relativo valore.

Il popup di gestione permette di aggiungere molteplici righe corrispondenti ai vari pagamenti relativi al servizio. I dettagli che è possibile specificare sono:

• Metodo di pagamento: Contanti, Assegno, Bonifico, Carta, Non incassato, Altro.
• Importo
• Data pagamento
• Note

È inoltre mostrato l'importo totale previsto del contrassegno e l'importo rimanente da pagare. È infine possibile forzare manualmente lo stato di concluso al rimborso.

Informazioni amministrative

Queste sono una serie di dati che possono essere creati, modificati ed eliminati a piacimento dagli utenti. Le informazioni compilabili sono:

• Tipologie fatture: È possibile creare diverse categorie di fatture ognuna con un codice e un contatore di riferimento, in modo da avere una numerazione separata per le varie tipologie di fatture.
• Imposte IVA: Permette di aggiungere le varie percentuali di IVA da utilizzare poi in fatturazione.
• Metodi di pagamento: Permette di aggiungere i vari tipi di pagamento, specificandone anche la forma (bonifico, contanti, ecc.) e la data effettiva (30gg dffm, 60gg dffm, ecc.).
• Modelli tariffari: Questa sezione è di sola lettura. Presenta un elenco di tutti i tariffari relativi a costi e prezzi disponibili nel gestionale.
• Tipologie documenti fornitori:
• Ruoli aziendali: Voci utilizzabili nell'anagrafica dei dipendenti per specificare il loro ruolo all'interno dell'azienda.

Revisione servizi

Queste tabelle sono utili alla revisione di trasporti non correttamente valorizzati.

Le pagine sono due e raggruppano i seguenti tipi di servizi:

• Servizi non valorizzati: Servizi in cui non è stata compilata almeno una riga di prezzo di vendita.
• Servizi valorizzati doppi: Servizi che possiedono più righe di prezzo associate allo stesso cliente con lo stesso modello tariffario.

Questa sezione fornisce un colpo d'occhio sui servizi compilati in maniera erronea e permette di effettuare una rapida correzione dei servizi.