AssistantEvolutionDocs

Funzionalità generali

Prima di entrare nello specifico delle varie sezioni, definiamo alcune caratteristiche comuni a gran parte delle pagine del gestionale.

Tutte le tabelle all'interno del software sono completamente filtrabili e personalizzabili. Ogni colonna presenta un campo di ricerca che permette di filtrare sul campo relativo, inoltre tutte le colonne posso essere ordinate come di preferenza e nascoste nel caso in cui non dovessero tornare utili al momento.

Ogni tabella presenta inoltre un menù contestuale accessibile cliccando col tasto destro su una della righe, il quale contiene numerose funzioni utili come le opzioni di modificare, duplicare o eliminare una riga, generare varie tipologie di documenti come il PDF di affido o la lettera di vettura del trasporto selezionato, o inviare mail, con documentazione generata automaticamente, direttamente dal gestionale.

Navigazione interattiva

Attraverso il pulsante posto in alto a sinistra nel gestionale è possibile navigare tra tutti i prodotti disponibili.

Nello specifico i prodotti collegati sono:

• Assistant Evolution: Modulo principale del gestionale. Permette di accedere alla maggior parte delle funzionalità, tra le quali la gestione operativa e di pianifica, le anagrafiche e la fatturazione.
• Assistant Identity: Modulo relativo alla gestione degli utenti e dei loro ruoli. Da qui è possibile selezionare i permessi di ogni utente attraverso l’impostazione dei loro ruoli
• Assistant Tariffari: Questo tasto viene visualizzato solo se l’utente è abilitato a visitare questo modulo. Permette di accedere al modulo di gestione dei tariffari, i quali permettono il calcolo automatico di prezzi e costi dei servizi
• Assistant WMS: Questo tasto viene visualizzato solo se l’utente è abilitato a visitare questo modulo. Permette di navigare direttamente verso il prodotto gestionale per i magazzini Assistant WMS. Questo modulo è visualizzabile solo se è attiva una licenza Assistant WMS oltre a quella di Assistant Evolution

Tutti i prodotti di QCSNET condividono lo stesso accesso, non è quindi necessario dover cambiare utente o effettuare nuovamente il login per il passaggio tra una sezione e l'altra.

Dashboards

• 

  Prezzi di vendita

• 

  Prezzi di vendita con dettaglio accessori

• 

  Pre-fattura fornitori su bordereau

• 

  Lista consegne

• 

  Utilizzo di Assistant

• 

  Utenti

• 

  Redditività clienti

• 

  Indirizzi su mappa

• 

  Analisi tempi di resa

• 

  Costi

• 

  Servizi

• 

  Archivio manutenzioni

• 

  Controllo EPAL

• 

  Totali clienti

• 

  Analisi bordereau

• 

  Analisi bordereau raggruppata

In questa sezione si trovano grafici, statistiche e valori economici legati all’attività aziendale. Il gestionale presenta una serie di dashboard già disponibili di default;

• Prezzi di vendita/Prezzi di vendita con dettaglio accessori: Dashboard che raccoglie tutte le righe di prezzo dei servizi. Una versione contiene le colonne relative ai servizi accessori con i loro dettagli, mentre l'altra no.
• Pre-fattura fornitori su Bordereau: Mostra l'elenco dei bordereau in un range di tempo e i relativi costi. Come si evince dal nome, questa dashboard permette di verificare i costi dei fornitori prima di generarne le fatture.
• Lista consegne: Mostra l'elenco delle consegne inserite nel gestionale
• Utilizzo di Assistant: Permette di visualizzare il numero di servizi inseriti in Assistant. La dashboard presenta un grafico che permette di vedere a colpo d'occhio quanti servizi sono stati inseriti mese per mese.
• Utenti: Mostra l'elenco degli utenti presenti nel gestionale e il loro ruolo.

• Redditività clienti: Questa dashboard mostra l'elenco dei servizi inseriti con i relativi costi e prezzi. Tramite questo confronto è inoltre possibile visualizzare il margine assoluto e percentuale del servizio. È inoltre presente un grafico che permette i di confrontare costi, prezzi e margine dei clienti presenti nell'elenco.
• Indirizzo su mappa: Questa dashboard mostra una mappa che indica quali sono le zone più visitate dai trasporti inseriti attraverso dei pallini che indicano le località di destinazione. È anche possibile consultare un grafico a destra della mappa che indica la distribuzione sulle varie province.
• Analisi tempi di resa: Questa dashboard permette di confrontare i tempi di consegna previsti con quelli effettivi, analizzando quindi l'efficienza dei trasporti.
• Costi: Dashboard che raccoglie tutte le righe di costo dei servizi.
• Servizi: Dashboard che permette di visualizzare attraverso un grafico l'andamento dei servizi effettuati suddivisi per mese.
• Archivio manutenzioni: Dashboard che raccoglie tutte le manutenzioni inserite e il loro costo. È possibile filtrare per targa in modo da consultare solo le manutenzioni relative ad uno specifico veicolo.
• Controllo EPAL: In questa dashboard sono racchiusi tutti i servizi con l'accessorio "Reso EPAL" attivo. Da qui è possibile vedere le info del servizio e il numero di EPAL utilizzati.
• Totali clienti: Dashboard che permette di visualizzare il totale fatturato ai clienti in un determinato periodo.
• Analisi Bordereau/Analisi Bordereau raggruppata: Una delle dashboard più complesse del gestionale. Mostra tutti i bordereau in un dato periodo di tempo e tutte le loro informazioni, oltre a costi costi, prezzi e margine. Sotto alla tabella di elenco sono presenti dei grafici a quadrante che mostrano il riepilogo della merce gestita, come il numero totale di trasporti, di colli, il peso e il volume totali movimentati. Cliccando sulla riga di un bordereau è inoltre possibile modificare la visualizzazione dei quadranti, mostrando il dettaglio della merce gestita da quel singolo bordereau. La dashboard permette inoltre di filtrare per molteplici campi relativi al bordereau in modo da gestire al meglio la visualizzazione. La dashboard Analisi bordereau raggruppata oltre a tutte queste funzionalità permette, spostando una delle colonne nell'apposita zona indicata della tabella, di raggruppare l'elenco dei bordereau per uno specifico dato.

Le dashboard possono essere personalizzate o create a seconda delle necessità.

Gestione account

Pagina di creazione/modifica di un ruolo

Attraverso il modulo Assistant Identity è possibile accedere alla pagina per la gestione degli utenti e dei loro ruoli.

Da qui è possibile creare, modificare o disattivare gli utenti.

Per quanto riguarda le gestione dei ruoli, attraverso l'apposita sezione "Gestione ruoli", è possibile andare a modificare i permessi dei vari utenti.

Identity consente una gestione capillare dei permessi, permettendo quindi di attribuire singolarmente a ogni ruolo privilegi di lettura, creazione, modifica ed eliminazione per ogni pagina del gestionale.Ad ogni utente posso essere assegnati uno o più ruoli attraverso la pagina di modifica.

Operativo

È il cuore del gestionale e dell’operatività aziendale quotidiana.

Scheda generale servizi

Ritiri/Spedizioni/Carichi completi

Funzionalità generali della tabella

La sezione principale riguarda l'inserimento e la modifica dei servizi, suddivisi in Ritiri, Spedizioni e Carichi completi.

La tabella dei servizi mostra a colpo d'occhio lo stato del trasporto grazie a una diversificazione data dal colore della colonna relativa al numero del servizio. La legenda che mostra il significato di ogni colore funge anche da filtro in quanto cliccando una delle voci la tabella viene filtrata automaticamente per quello stato. Gli stati disponibili sono:

• Generato: Sfondo bianco. Il servizio è stato inserito ma non è ancora stato affidato a nessun fornitore, autista o veicolo
• Pianificato: Sfondo giallo. Il servizio è stato pianificato. Un servizio generato diventa automaticamente pianificato quando viene affidato a un fornitore, autista o veicolo
• Merce caricata: Sfondo blu. Status inseribile dagli autisti tramite app mobile. È anche possibile allegare una o più immagini all'interno
• Concluso: Sfondo verde. Status inseribile dagli autisti tramite app mobile.
• Annullato: Sfondo rosso: Status che viene utilizzato per indicare molteplici situazioni, che sono specificate dalle note visualizzabili nel tracking status. Tali situazioni possono indicare l'annullamento della pianifica, la cancellazione manuale del servizio o la mancata consegna del servizio, aggiornamento che l'autista può inviare dall'applicazione
• Generato servizio: Sfondo arancione. Status che viene assegnato automaticamente ai servizi a partire dai quali sono stati generati servizi derivati.
• POD Caricato: Sfondo verde con bordo più scuro. Status funzionalmente uguale allo status concluso, ma che permette di caricare uno o più documenti. Questo status è inseribile sia dall'utente, sia dall'autista, attraverso l'app, scattando una foto selezionando un'immagine dal cellulare. Quando per un servizio viene inviato uno status POD, il servizio vieni automaticamente contrassegnato come concluso.
• DOC da validare: Sfondo verde con linee rosse diagonali. Status che indica che è stata caricata una bolla dall'app mobile che necessita di validazione. Tutti gli status POD che vengono inviati tramite app mobile necessitano di convalida. Una volta confermato il documento lo status viene convertito in POD Caricato.
• Anomalia: Simbolo di attenzione posto al di sotto del numero di servizio. Questo status viene applicato in fase di importazione dei servizi ed indica che uno o più dei campi obbligatori del servizio non è stato rilevato, e dunque necessita di revisione. Quando un servizio viene importato con anomalia è possibile vedere nel dettaglio quali campi non sono stati agganciati all'interno del tracking status, oppure dall'apposito tasto "Anomalie" presente all'interno della scheda di modifica del servizio. Da entrambi i lati è possibile contrassegnare come risolte le anomalie man mano che vengono corrette. Una volta che tutte le anomalie vengono corrette, lo status viene rimosso dal servizio. È possibile comunque vedere il riferimento delle anomalie corrette all'interno del tracking status.
• Quotato: Simbolo del dollaro posto al di sotto del numero di servizio. Status inseribile manualmente che indica che il servizio è stato quotato.

Menù contestuale

Cliccando con il tasto destro del mouse su un trasporto si apre il menu contestuale, che permette di effettuare una moltitudine di azioni relative al servizio:

• Reportistica: È possibile generare tutta la documentazione necessaria alla gestione del trasporto. I PDF disponibili sono:
  • PDF Affido - Documento di affido per autisti o fornitori terzi. La voce è disponibile solo se al servizio è stato assegnato un costo
  • PDF Servizio - Documento riepilogativo del trasporto
  • PDF LDV - Lettera di vettura
  • PDF Barcode servizio - Produce il barcode del servizio per dare la possibilità di stampare l'etichetta
  • PDF Segnacolli - Produce l'etichetta dei colli del servizio con i relativi barcode
  • PDF CMR - Produce il CMR del servizio
• Invio mail: Questa opzione permette di inviare una mail relativa al servizio direttamente dal gestionale. Dal popup mail è possibile selezionare una serie di documenti da inserire, i quali verranno generati e allegati automaticamente una volta effettuato l'invio.
• Aggiungi status: Permette di inserire nuovi status. Gli status che è possibile inserire sono:
  • MERCE CARICATA
  • CONCLUSO
  • NON EFFETTUATO
  • EXTRA
  • POD
  • DOCUMENTAZIONE EXTRA
  • TRASFERIMENTO
  • QUOTATO
  • ARRIVATO AL CARICO
• Trasmissione ai partner: Attraverso questo tasto è possibile trasmettere a terzi il servizio, creandone uno analogo nel gestionale del partner selezionato. Per fare in modo di sfruttare questa funzione è necessario che il fornitore indicato nel trasporto sia il partner al quale si desidera inviare il servizio. Inoltre, nel caso in cui sia abilitata la funzione nel portale, Vengono aggiornati automaticamente anche i POD e gli esiti del servizio giornalmente.
• Genera link POD: Opzione pensata per permettere ai fornitori esterni, che non dovessero utilizzare la nostra App mobile, di caricare i POD dei trasporti. Questa funzione genera un link web che permette di accedere a una pagina del gestionale che non richiede autenticazione. Da questa pagina è possibile caricare la bolla del servizio attraverso un'apposito pulsante. Una volta caricato il documento, o dopo un tempo limite fisso, il link diventa inutilizzabile.
• Trasmetti ad Assistant WMS: Se nell'area è attiva una licenza di Assistant WMS, è possibile trasferire i servizi inseriti nel WMS direttamente al WMS. I servizi vengono inseriti come nuovi ingressi e possono poi essere processati secondo il flusso standard del WMS.

  

  Popup tracking status

• Tracking status: Attraverso questa funzione è possibile aprire un popup contenente l'elenco di tutti i diversi status assunti da quel servizio disposti in ordine cronologico. Da questo popup è inoltre possibile visualizzare i documenti allegati agli status (POD, ecc.), convalidare i documenti che necessitano di revisione e nel caso in cui fosse necessario cancellare manualmente gli status dalla lista.
• Tracciatura colli: Apre un popup contenente una visualizzazione schematica del dettaglio colli. Questa grafica contiene il numero di colli, le loro dimensioni e il peso totale, oltre al barcode nel caso in cui il collo ne abbia uno associato.
• Organizza carico: Questa funzionalità permette di utilizzare uno strumento di visualizzazione 3D per simulare in tempo reale la disposizione dei colli inseriti nel servizio all'interno di un veicolo che è possibile selezionare tra quelli disponibili in anagrafica.

Scheda di inserimento

La pagina di creazione è suddivisa in vari settori che raggruppano le diverse tipologie di informazioni relative al servizio.

Info servizio

Sezione "Info"

Qui ci sono i dati principali del servizio.

Vi sono riportate informazioni quali la data di creazione, il numero del servizio e l'utente che lo ha generato. È poi possibile inserirne la tipologia di resa, la data nella quale si prevede che la merce sia pronta per il trasporto e la data di consegna prevista e il cliente.

Tra i vari campi fondamentali relativi al servizio vi sono poi alcuni campi accessori utili alla suddivisione e alla catalogazione dei servizi, oltre che per il filtraggio, ovvero campi Specifiche servizio e Informazioni/Tags.

Mittenti/Destinatari

Sezione "Mittente/Destinatario"

Questa sezione contiene tutte le coordinate geografiche di mittente e destinatario, oltre ad altre informazioni utili o di contatto come il il numero di telefono o gli orari di reperibilità. Inoltre sono presenti latitudine e longitudine dell'indirizzo specificato, le quali sono calcolabili automaticamente tramite un bottone posto vicino ad esse

È possibile compilare queste informazioni manualmente, oppure utilizzare il tasto quadrato a destra per aprire la rubrica che contiene tutti gli indirizzi salvati nelle anagrafiche. Selezionando un contatto dalla rubrica verrà attivata la funzione di compilazione automatica che inserirà tutte le informazioni del contatto all'interno della maschera.

Inoltre premendo il pulsante verde a destra è possibile salvare i nuovi indirizzi nelle anagrafiche, o modificare quelli esistenti nel caso in cui la ragione sociale sia già presente nel gestionale.

Servizi accessori

La parte relativa ai servizi accessori presenta una serie di opzioni spuntabili che possono essere associate al trasporto in questione. Alcune di queste presentano anche dei campi aggiuntivi per specificare il dettaglio accessorio selezionato.

• 

  Sezione "Servizi accessori"

  Cod: Campo numerico. Corrisponde al valore del contrassegno.
• Preavviso: Campo testuale. Recapito telefonico.
• Sponda idraulica
• Dogana import
• Dogana export
• Adr: Presenta una serie di opzioni tra le quali scegliere per specificare il tipo di merce pericolosa trasportata.
• All risks: Campo testuale.
• Timed 10: Esecuzione del servizio entro le 10:00 del giorno successivo.
• Timed 12: Esecuzione del servizio entro le 12:00 del giorno successivo.
• Next day international: Esecuzione del servizio entro il giorno successivo.
• Reso Epal: Campo testuale. Permette di inserire il numero di pallet Epal.
• Telefonica: Campo testuale. Recapito telefonico.
• Facchinaggio
• GDO: Grandi distribuzioni.
• Ritiro: Indica se applicare una tassa aggiuntiva per il ritiro merce.
• Data tassativa: Campo data. Indica la data tassativa di esecuzione del servizio.
• Giacenza: Il servizio di giacenza presenta tre campi diversi. Due di questi sono campi data, e indicano il periodo di inizio e quello di termine della giacenza. Il terzo campo è testuale e permette di inserire il numero di giacenza.
• Rientro da giacenza
• Mancato carico
• Mancato scarico
• Carico/scarico magazzino: Campo testuale. Indica il numero di colli caricati o scaricati.
• Fermo: Campo testuale. Indica il tempo di fermo.
• Indirizzo errato
• Ritorno DDT originale
• Ritardo sul sito di carico
• Vitto e alloggio
• Sabato
• Domenica
• Tunnel Frejus

Dettaglio collo reale/dichiarato

Sezione "Dettaglio colli"

La sezione di gestione dei colli presenta due sezioni, una per quelli reali e una per quelli dichiarati, con lo stesso funzionamento.

In queste sezioni è possibile inserire una serie di informazioni relative ai vari colli presenti nel trasporto, come ad esempio la tipologia (PLT, CRT, ecc.), le dimensioni e il peso. È inoltre possibile, qualora siano presenti colli con dimensioni, peso o tipologia di imballaggio diverso, creare più righe di colli per lo stesso servizio, in modo da poterli raggruppare in base alla loro caratteristiche comuni.

Prezzi di vendita/Costi

Sezione "Prezzi di vendita"

In queste sezioni è possibile andare ad indicare i prezzi ed i costi relativi al servizio.

Le due sezioni permettono di selezionare il cliente (per i prezzi) o il fornitore (per i costi) e associarvi un modello tariffario relativo a una natura di pagamento (es.: SPOT, Magazzino, ecc. o servizi accessori come FERMO, TELEFONICA, ecc.). A ogni riga è poi possibile associare l'importo relativo al tipo di pagamento indicato.

Vettori

Da qui è possibile effettuare un'assegnazione rapida del servizio.

Al momento dell'inserimento, nel caso in cui sia già noto a chi andrà in gestione il trasporto, è possibile assegnare Fornitore, Autista e Veicolo. È inoltre possibile assegnare direttamente il bordereau scegliendo tra quelli proposti, nel caso in cui il Fornitore/Autista/Veicolo selezionato abbia già in gestione altri bordereau.

Km

L'ultima parte del popup di inserimento è dedicata alla mappa e al calcolo chilometrico del servizio.

Questa sezione presenta una mappa, inizialmente vuota, e il pulsante "Calcola", che permette appunto di calcolare il tragitto del viaggio e la relativa distanza. Tale tragitto è poi mostrato sulla mappa ed è possibile visualizzare anche tutte le indicazioni. Inoltre attraverso il tasto "Copia" è possibile copiare negli appunti la distanza che viene calcolata automaticamente, in modo da poterla incollare rapidamente dove necessario.

Carichi completi avanzati

I carichi completi avanzati sono servizi che possono contenere al loro interno più "tratte", ovvero una serie di servizi che possono essere ritiri o spedizioni, con diversi mittenti e destinatari.

Attraverso questa tipologia di servizio è possibile creare dei trasporti più complessi del classico viaggio che preveda lo spostamento da punto A a punto B.

A livello amministrativo questi servizi verranno fatturati come singoli, non considerando i vari viaggi dai quali sono composti.

Servizi assegnati

Qui sono raccolti tutti i servizi associati all'utente attualmente collegato sul sito, con funzionalità analoghe alle pagine di Ritiri, Spedizioni e Carichi completi.

Bordereau

Questa sezione permette di organizzare i propri trasporti in Bordereaux o visualizzare quelli già generati da altre sezioni (ad esempio Organizza con planning).

È possibile rimuovere o aggiungere trasporti nei bordereau o eliminarli per avere la possibilità di riassegnare i servizi a un altro fornitore. Inoltre è possibile generare una serie di documenti utili, come per esempio il PDF di affido, per il fornitore, o il CMR nel caso in cui il bordereau faccia parte di un viaggio internazionale.

Organizza con planning

La pagina Organizza con planning offre uno strumento fondamentale per la pianificazione dei servizi, permettendo un'assegnazione rapida alla risorsa desiderata e l'organizzazione oraria dei trasporti.

Planning page

Struttura della pagina e funzionalità generali

La pagina del planning è composta da 3 sezioni: una grande centrale contenente i calendari delle varie risorse selezionate, e due colonne più piccole ai lati.

Nella prima colonna a sinistra è possibile innanzitutto selezionare la tipologia di risorsa che si sta gestendo per la pianifica, se Veicoli, Fornitori o Autisti. Successivamente è possibile selezionare il luogo di partenza delle proprie risorse (nazione e località) e la finestra oraria di lavoro degli autisti. La voce "Intervallo celle scheduler in minuti" permette di impostare il valore riga del calendario. Ci sono poi alcune voci che permettono di personalizzare alcune funzionalità sempre relative alla programmazione dei servizi:

• Date flessibili (Non considera data servizio)
• Ordine servizi dal più vicino al più lontano
• Visualizza consegne a terra su mappa
• Non mostrare i servizi pianificati e conclusi in planning

L'ultima sezione della colonna di sinistra contiene delle funzionalità generali per la pagina del planning:

Filtra i servizi: Permette di scegliere i servizi da gestire che appaiono sulla colonna di destra utilizzando svariati filtri come data del servizio, tipologia (Ritiri, Spedizioni e carichi completi), località di destinazione, KG massimi di carico o eventuali specifiche servizio.

Filtro servizi in planning

• Optimizer ORS: Fare riferimento al paragrafo "Pianificazione e Optimizer ORS"

• Mappa: Questo pulsante permette di aprire la mappa e visualizzare tutti i servizi pianificati del giorno selezionato. Se l'opzione "Visualizza consegne a terra su mappa" è stata attivata, oltre a mostrare la pianifica giornaliera la mappa mostrerà anche eventuali servizi da gestire la cui destinazione è vicina alle tratte pianificate, in modo da visualizzare a colpo d'occhio se sono presenti eventuali servizi da poter integrare nei bordereau.
• Massimizza: Funzione rimuove le due colonne laterali della pagina ingrandisce il calendario delle risorse per permettere di lavorare sulla pianifica a schermo intero.
• Aggiorna KM: Aggiorna KM

Dettaglio scheda servizio

La colonna a destra dello scheduler invece è riservata ai servizi da gestire. I servizi mostrati sono selezionati in base ai filtri inseriti tramite la funzione "Filtra i servizi" sopra citata.

Le schede servizio sono differenziate in base al colore (Verde per i Ritiri, Blu per le Spedizioni e Turchese per i carichi completi) e contengono alcune informazioni relative come numero del servizio, riferimento cliente, informazioni su mittente e destinatario, numero di colli, peso, ecc. Possono inoltre essere presenti delle icone in basso nella scheda, queste icone indicano se all'interno del trasporto sono presenti dei servizi accessori specifici, come ad esempio contrassegno, sponda idraulica, facchinaggio, ADR, ecc.

Pianificazione e Optimizer ORS

Una volta selezionati i servizi che si vogliono gestire è possibile assegnarli alle risorse selezionate in precedenza.

Per fare questo ci sono due metodi: il primo consiste nell'utilizzare la funzionalità di pianifica base del planner, ed andare quindi a trascinare manualmente i servizi dalla colonna di destra all'interno della fascia oraria del calendario della risorsa desiderata.

Fino a quando non viene generato un bordereau, i servizi possono essere spostati all'interno del calendario e può esserne modificata la durata ingrandendo o rimpicciolendo la scheda corrispondente al servizio.

Il secondo metodo di pianificazione consiste nell'utilizzo dello strumento Optimizer ORS che permette di pianificare automaticamente tutti i servizi precedentemente selezionati.

Questo strumento sfrutta un algoritmo di nostro sviluppo, che va ottimizzare il giro dei mezzi in base alle informazioni contenute nei servizi quali destinazione, orario di consegna previsto e quantità di merce trasportata, oltre a tener chiaramente conto delle informazioni dei mezzi quali dimensioni, portata e velocità di scarico merce. L'algoritmo inoltre tiene conto delle specifiche necessità di ogni trasporto come ad esempio servizi accessori particolari o scarichi in località difficilmente raggiungibili, ad esempio un trasporto ADR non verrà affidato a un mezzo non idoneo.

Una volta analizzate tutte le informazioni di servizi e risorse selezionate l'Optimizer andrà ad assegnare tutti i servizi a terra fino al loro esaurimento oppure fino alla saturazione totale dei mezzi selezionati.

Una volta pianificati i servizi, è possibile effettuare una serie di operazioni, elencate dai pulsanti a sinistra dello scheduler. le funzioni disponibili sono:

• Organizza il tuo carico: questo servizio extra di Assistant permette di visualizzare in 3D il carico del mezzo. Utilizzando dati raccolti dalle anagrafiche dei veicolo (dimensioni, portata, ecc.) e dalle informazioni dei servizi (numero di colli, peso, volume, ecc.) questo strumento permette di visualizzare in tempo reale l'ingombro della merce all'interno del veicolo. Nella schermata inoltre vengono mostrate gli eventuali colli eccedenti il carico massimo del veicolo, posti all'esterno di quest'ultimo.

  

  Esempio di simulazione di carico con colli in eccesso

• Genera il bordereau: Questo pulsante permette attraverso una procedura guidata di generare un bordereau per la risorsa selezionata, con all'interno i servizi pianificati sul suo calendario.
• Genera affido bordereau autista: Permette di scegliere uno dei bordereau assegnati alla risorsa e ne produce un PDF di affido per l'autista. Il PDF è strutturato in modo che i servizi da eseguire siano in ordine di scarico del mezzo.
• Vedi su mappa: Questa funzione permette di visualizzare gli itinerari dei bordereau generati sulla mappa. Se l'utente ha acquistato il pacchetto della mappa Trimble, la mappa utilizzata per mostrare i bordereau sarà quella, altrimenti verrà utilizzata una mappa open source di Google già integrata nel gestionale senza costi aggiuntivi.
• Rimozione massiva: Permette di disassegnare tutti i servizi dalla risorsa. ATTENZIONE, i servizi già all'interno di un bordereau non possono essere rimossi.
• Vedi bordereau: Genera un PDF riepilogativo del bordereau assegnato alla risorsa.
• Riordina servizi: Questa funzione, parte integrante del modulo extra "Optimizer ORS", permette di attivare l'algoritmo di ottimizzazione solo per la risorsa desiderata e per i servizi già affidati, piuttosto che ottimizzare tutti i servizi ancora da gestire.
• Invia tramite WhatsApp: Funzione integrata con il modulo extra di WhatsApp. Permette di inviare l'affido all'autista assegnatario del bordereau tramite WhatsApp. Questa funzione è stata pensata per permettere un comunicazione diretta anche con gli autisti che per qualsiasi motivo non avessero la possibilità di utilizzare l'app.

Pianifica su mappa

Oltre alla pianificazione base su planning, Assistant offre la possibilità di programmare i propri servizi direttamente da mappa attraverso l'integrazione con Trimble.

Mappa truck Trimble

Questo strumento permette di visualizzare su mappa sia i servizi da gestire, indicati dai pin blu, sia i viaggi già programmati, indicati dai pin gialli, dei quali viene mostrato inoltre l'itinerario. Per i viaggi già creati viene indicata anche la stima dei km che dovrà percorrere il mezzo, la durata del servizio e la saturazione del mezzo.

Attraverso l'integrazione con il gps dei mezzi è poi possibile visualizzare la loro ultima posizione conosciuta, che viene mostrata in mappa dai pin neri.

Situazione flotta

Questa pagina mostra tutti i servizi pianificati, organizzati sulla base delle risorse ai quali sono assegnati (Fornitori, Veicoli o Autisti).

I servizi mostrati possono essere filtrati per data e tipologia (Ritiri/Spedizioni/Carichi completi). È inoltre presente una barra di ricerca globale il cui testo inserito viene ricercato in tutti i campi testuali della pagina.

Ricorrenze

Per tutti i clienti che dovessero lavorare con delle tipologie di ordini ripetitive, il modulo ricorrenze entra in gioco per ridurre le operazioni di data entry e facilitare il lavoro dell'operativo.

Questo modulo permette, a partire da un servizio già esistente, di generare una "Ricorrenza". La ricorrenza si occuperà di generare automaticamente un servizio identico a quello utilizzato come modello nei giorni che sono stati scelti in fase di creazione della ricorrenza.

In fase di creazione, è possibile inserire il codice identificativo della ricorrenza, la tipologia (se sulla settimana o sul mese) e selezionare i giorni della settimana o del mese dove andare a creare il servizio. È inoltre possibile decidere se il servizio generato dalla ricorrenza, oltre ai dati generali del servizio, dovrà riportare anche gli stessi prezzi o gli stessi costi.

Oltre che a partire dal singolo servizio, è possibile anche creare delle ricorrenze basate su interi Bordereau. In questo modo la ricorrenza non genererà un singolo servizio nel giorno indicato, ma un numero di servizi pari a quelli presenti nel bordereau di partenza e li inserirà in un nuovo bordereau con le stesse caratteristiche.

NOTA: La generazione delle ricorrenze parte dalla mezzanotte del giorno successivo alla creazione, ciò significa che dal momento dell'inserimento della ricorrenza i servizi inizieranno a essere generati a partire da 2 giorni successivi minimi.

Messaggistica

Messaggistica interna

Il gestionale offre un servizio di chat interna che permette di contattare direttamente colleghi o autisti. Oltre alla chat interna è anche possibile utilizzare la chat di WhatsApp.

Chat WhatsApp

Assistant Evolution dispone di un modulo completamente integrato con WhatsApp, che permette di usufruire delle stesse funzionalità dell'app mobile qualora l'utilizzo di quest'ultima non dovesse essere possibile.

Il modulo comprende diverse funzioni:

• Invio servizio/bordereau: Come per la funzione "invia tramite mail", è possibile inviare direttamente dal al gestionale messaggi di affido tramite WhatsApp. A questi messaggi è possibile allegare tutti i PDF generabili dal gestionale sia per quanto i servizi che i bordereau.
• Richiesta aggiornamento status: Il modulo WhatsApp permette di richiedere agli autisti aggiornamenti status. In questo modo l'autista potrà inviare aggiornamenti sfruttando la logica degli status presente in Assistant, senza dover necessariamente usare l'applicazione.
• Assegnazione a servizio: Questa funzione permette di salvare le immagini inviate dagli autisti tramite WhatsApp come POD assegnate ai relativi servizi. Questo salvataggio può essere effettuato scegliendo manualmente il servizio, oppure in maniera automatica tramite IA, utilizzando i barcode di Assistant il programma è infatti in grado di riconoscere automaticamente il servizio corretto al quale associare i POD.
• Creazione servizio da immagine tramite OCR: Sfruttando l'IA è possibile generare un servizio all'interno di Assistant analizzando un documento inviato dall'autista tramite WhatsApp.

Anagrafiche

Questa sezione contiene le anagrafiche classiche di ogni gestionale, con l’aggiunta di alcune utili alla gestione della propria azienda e flotta.

Clienti

Contiene le anagrafiche di tutti i clienti.

Oltre ai dati principali è possibile aggiungere informazioni amministrative e di fatturazione e di caricare documentazione relativa al cliente.

• Dichiarazione di intento: Permette di gestire eventuali dichiarazioni di intento relative al cliente.
• Cliente genitore: Permette di indicare se il cliente in questione è una succursale o è derivante da un altro cliente. Questa informazione permette di generare fatture diversificate per i vari clienti secondari, ma che vanno poi a fare riferimento allo stesso cliente principale.
• Contatti: Permette di selezionare uno o più contatti dall'anagrafica contatti, o di crearne di nuovi, e di associarli al cliente.
• Indirizzi: Permette di selezionare uno o più indirizzi dall'anagrafica indirizzi, o di crearne di nuovi, e di associarli al cliente.
• Banche: Permette di selezionare uno o più conti correnti dall'anagrafica banche, o di crearne di nuovi, e di associarle al cliente.

Fornitori

Contiene le anagrafiche di tutti i fornitori.

Oltre ai dati principali è possibile aggiungere informazioni amministrative e di fatturazione e di caricare documentazione relativa al fornitore.

• Fornitore genitore: Permette di indicare se il fornitore in questione è una succursale o è derivante da un altro fornitore. Questa informazione permette di generare fatture diversificate per i vari fornitore secondari, ma che vanno poi a fare riferimento allo stesso fornitore principale.
• Contatti: Permette di selezionare uno o più contatti dall'anagrafica contatti, o di crearne di nuovi, e di associarli al fornitore.
• Indirizzi secondari: Permette di selezionare uno o più indirizzi dall'anagrafica indirizzi secondari, o di crearne di nuovi, e di associarli al fornitore.
• Banche: Permette di selezionare uno o più conti correnti dall'anagrafica banche, o di crearne di nuovi, e di associarle al fornitore.
• Scadenza documenti: Permette di gestire e tenere traccia dei documenti particolari (contratti, patenti, abilitazioni, ecc.) richiesti al fornitore e della loro scadenza.

Dipendenti

Contiene le anagrafiche di tutti i dipendenti.

È possibile salvarne le informazioni principali e di caricare documentazione relativa. È inoltre possibile specificarne il costo lordo annuale.

Veicoli

Contiene le anagrafiche di tutti i veicoli.

Oltre alle informazioni principali del veicolo è possibile aggiungere le dimensioni e la portata in m³, quintali, metri e pallet. è inoltre possibile caricare documentazione relativa al veicolo.

• Parametri ORS: Permette di specificare le informazioni necessarie per il funzionamento dell'Optimizer di Assistant.
• Archivio manutenzioni: Permette di tenere traccia delle manutenzioni programmate per il veicolo.

Banche

Contiene le anagrafiche di tutti i contatti bancari relativi a clienti e fornitori.

Banche azienda

Contiene le anagrafiche di tutti i contatti bancari relativi alla propria azienda.

Contatti

Contiene le anagrafiche di tutti i contatti di clienti e fornitori.

Indirizzi mittenti e destinatari

Contiene gli indirizzi di ritiro e di consegna dei servizi.

Indirizzi secondari

Contiene i possibili indirizzi alternativi di clienti e fornitori.

Importatore di file

Permette di importare le proprie anagrafiche preesistenti e la documentazione relativa a servizi e clienti. Sono disponibili le seguenti importazioni:

• Anagrafica fornitori
• Anagrafica clienti
• Indirizzi mittenti e destinatari
• Spedizioni
• Ritiri
• PODs servizi: I PODs una volta scansionati vengono inoltre associati automaticamente al servizio corrispondente.

Gestione documentale

Tutti i documenti caricati all'interno del gestionale, sia dagli utenti PC che dagli autisti tramite app mobile, vengono conservati in questo archivio, suddivisi in base al servizio a cui fanno riferimento.

Schermata del gestore documentale

L'interfaccia permette di filtrare i servizi e i relativi documenti per cliente e per data. I servizi così filtrati posso poi essere scaricati massivamente attraverso l'apposito pulsante "Download massivo". Questa funzione scaricherà un archivio .zip contenente tutti i file suddivisi in cartelle, ognuna delle quali contiene tutti i documenti relativi a uno specifico servizio.

Generali

Sono tutte le specifiche e categorie legate ad anagrafiche e servizi, che possono essere personalizzate autonomamente per adattare il gestionale alla propria operatività in maniera snella e rapida. Prima di inserire le proprie anagrafiche è necessario compilare le tabelle contenute in questa sezione, perché andranno a popolare alcuni dei campi obbligatori utili anche alla gestione ed analisi delle attività svolte.

• Categorie merceologiche: Permette di creare una serie di categorie per suddividere i propri servizi in base al tipo di merce trattata.
• Informazioni/Tags: Questo campo ha la funzione di categoria extra associata ai trasporti, e permette di avere un filtro ulteriore nella tabella dei servizi che l'utente può sfruttare come preferisce.
• Macrocategorie clienti: Permette di creare una serie di categorie da associare ai clienti, per specificarne dettagli o tipologia.
• Macrocategorie fornitori: Permette di creare una serie di categorie da associare ai fornitori, per specificarne dettagli o tipologia.
• Specifiche servizio: Permette di creare una serie di categorie da associare ai servizi, per classificarli in base a vari parametri come il tipo di veicolo utilizzato, la merce trasportata e simili.
• Caratteristiche veicolo: Permette di creare una serie di categorie da associare ai veicoli, per specificarne eventuali caratteristiche particolari.

Manutenzioni

Questa sezione permette di tenere traccia di tutte le manutenzioni previste per i veicoli. C'è anche la possibilità di impostare un promemoria via mail per essere notificati nel momento in cui la data della manutenzione si avvicina.

Amministrative

In questa sezione vi sono tutte le funzionalità legate alla gestione amministrativa dell’azienda, oltre ad una serie di tabelle da compilare necessariamente perché andranno a popolare alcuni dei campi obbligatori amministrativi.

Gestione fatturazione

Popup di modifica di una fattura

In questa sezione è possibile visualizzare tutte le fatture emesse ai clienti.

Le fatture sono suddivise in base alla loro categoria ed è possibile riconoscerle rapidamente dal codice e dal numero, ovvero le prime due colonne della tabella che le racchiude.

Questa pagina permette, oltre che stampare i PDF della fattura, di generare l'XML da inserire poi nel software di fatturazione.

Gestione fatturazione passiva

Questa è la pagina che serve a gestire e monitorare tutte le fatture relative ai costi dei fornitori.

Oltre alla possibilità di visualizzare e modificare tutti i trasporti con i relativi costi, è possibile assegnare ad ogni servizio un numero di fattura, in modo da tenere traccia dello stato di avanzamento dei pagamenti relativi.

Popup fatturazione passiva

Questa pagina mostra solo i costi relativi ai servizi.

Gestione contrassegni

Popup di gestione del contrassegno

Questa pagina permette di tenere traccia e gestire tutti i servizi ai quali è stato associato il servizio accessorio del contrassegno con relativo valore.

Il popup di gestione permette di aggiungere molteplici righe corrispondenti ai vari pagamenti relativi al servizio. I dettagli che è possibile specificare sono:

• Metodo di pagamento: Contanti, Assegno, Bonifico, Carta, Non incassato, Altro.
• Importo
• Data pagamento
• Note

È inoltre mostrato l'importo totale previsto del contrassegno e l'importo rimanente da pagare. È infine possibile forzare manualmente lo stato di concluso al rimborso.

Informazioni amministrative

Queste sono una serie di dati che possono essere creati, modificati ed eliminati a piacimento dagli utenti. Le informazioni compilabili sono:

• Tipologie fatture: È possibile creare diverse categorie di fatture ognuna con un codice e un contatore di riferimento, in modo da avere una numerazione separata per le varie tipologie di fatture.
• Imposte IVA: Permette di aggiungere le varie percentuali di IVA da utilizzare poi in fatturazione.
• Metodi di pagamento: Permette di aggiungere i vari tipi di pagamento, specificandone anche la forma (bonifico, contanti, ecc.) e la data effettiva (30gg dffm, 60gg dffm, ecc.).
• Modelli tariffari: Questa sezione è di sola lettura. Presenta un elenco di tutti i tariffari relativi a costi e prezzi disponibili nel gestionale.
• Tipologie documenti fornitori:
• Ruoli aziendali: Voci utilizzabili nell'anagrafica dei dipendenti per specificare il loro ruolo all'interno dell'azienda.

Revisione servizi

Queste tabelle sono utili alla revisione di trasporti non correttamente valorizzati.

Le pagine sono due e raggruppano i seguenti tipi di servizi:

• Servizi non valorizzati: Servizi in cui non è stata compilata almeno una riga di prezzo di vendita.
• Servizi valorizzati doppi: Servizi che possiedono più righe di prezzo associate allo stesso cliente con lo stesso modello tariffario.

Questa sezione fornisce un colpo d'occhio sui servizi compilati in maniera erronea e permette di effettuare una rapida correzione dei servizi.

Tariffari

Il modulo dei tariffari di Assistant permette di automatizzare il processo di inserimento dei prezzi relativi ai servizi, permettendo di calcolarli automaticamente sulla base a una moltitudine di parametri.

Parametri di calcolo

Parametri dei tariffari e relativa descrizione

Località

Una volta inseriti i parametri relativi al tariffario, è possibile selezionare in quali località attivarlo tramite un'apposita tabella. Attraverso questa sezione è anche possibile creare diversi scaglioni per la stessa tratta che possono essere fissi, in base al peso o in percentuale rispetto alla tariffa base.

Località disagiate

Se viene impostato tra i parametri del tariffario è possibile visualizzare la sezione relativa alle località disagiate. Qui è possibile impostare tariffe precise per specifiche località, che e possibile selezionare attraverso un cappario già integrato.

CRM

La sezione relativa ai CRM offre degli strumenti utili per la gestione della parte commerciale dell'azienda, consentendo di amministrare le offerte relative a clienti e fornitori e l'invio massivo di comunicazioni.

Gruppi CRM

Questa pagina permette di raggruppare i contatti presenti nelle anagrafiche categorie di riferimento.

I gruppi CRM vengono utilizzati per l'invio delle offerte a clienti e fornitori, l'invio massivo di mail e la gestione delle aste.

Emissione documenti

Attraverso Assistant Evolution è possibile ottimizzare la gestione delle offerte inviate a clienti e fornitori.

Tramite questo strumento si possono inviare le mail per le offerte a uno o più dei gruppi CRM creati precedentemente. Le mail inviate sono generate automaticamente da Assistant e permettono inoltre al destinatario di visualizzare le proposte e di accettarle o rifiutarle direttamente attraverso il gestionale.

Dalla tabella principale della pagina è inoltre possibile visualizzare rapidamente lo stato dell'offerta dal colore corrispondente e filtrare per esso utilizzando l'apposita legenda posta in alto.

Aste carichi

Cliccando su un servizio nella sezione operativa, o dall'apposita pagina nella sezione CRM, è possibile avviare un'asta per un trasporto.

Questa funzionalità permette di scegliere uno o più gruppi CRM e diramare una mail ai contatti selezionati. Attraverso questa mail i fornitori hanno la possibilità di inviare la loro offerta per la gestione del servizio, la quale verrà visualizzata nell'apposita tabella presente nel dettaglio dell'asta. L'utente che ha avviato l'asta potrà scegliere sempre dalla stessa tabella di accettare una della offerte proposte dai vari fornitori.

Una volta che l'utente ha deciso di accettare una delle offerte inviate dai fornitori, questi riceveranno automaticamene una mail che comunicherà loro se l'asta è stata vinta o persa.